Infoeasy ERP

Vitec Infoeasy AS tilbyr en komplett ERP løsning for flere bransjer, inkludert spesialtilpassede løsninger for verksteds- og transportbransjen. Løsningen gir full kontroll på kjøretøy, maskiner, booking, kundeforhold, fakturering, historikk og gir god oversikt over lønnsomheten i bedriften. Løsningen er utviklet i tett dialog med våre brukere, den er fleksibel og kan benyttes av alle typer verksted, men er spesielt tilpasset bilverksteder, bilforhandlere, samt verksteder for buss og tyngre kjøretøy uavhengig av antall ansatte. Verkstedløsningen har integrasjoner mot samarbeidende fagsystemer for å ta inn blant annet tekniske data, kilometerkostnad, tankedata, servicehistorikk og årlige avskrivninger. Flere av våre kunder har etablert seg utenfor Norges grenser og systemet kan leveres med språkpakke for nordiske land.

Infoeasy ERP for verksteds- og transportbransjen inneholder nødvendige moduler for både verksteds- og økonomifunksjonene, og håndterer bl.a. både vognregnskap, anleggsregnskap, avdelingsregnskap og konsernregnskap, samt timeregistrering og lønn.

Infoeasy ERP som SaaS

Infoeasy ERP kan leveres som en SaaS-løsning der drift, vedlikehold og oppgraderinger er inkludert i leien. Kundene kan dermed fokusere på egen virksomhet mens Vitec tar ansvar for systemdriften. 
Antall brukere justeres månedlig ved opp- eller nedskalering av kundens drift. Vi vet at all forretningsdrift varierer over tid, og tanken er at kunden skal betale for det antall brukere som er registrert i systemet til enhver tid, og ikke ut fra et antatt volum ved avtaleinngåelse.

Infoeasy - verksted

Verkstedsmodulen støtter opp om arbeidsprosessene i bedriften med gode funksjoner relatert til behovene i bransjen og bidrar til en effektiv drift gjennom enkelhet i bruk og ulike rapportmuligheter. Med all informasjon om kjøretøy, verkstedshistorikk og kundeforhold satt i system, er det enkelt å hente fram ønskede data. Kassaløsning med integrasjon til kasse og betalingsterminal (ikke HW) er inkludert i løsningen

Hovedelementene i løsningen

Kjøretøy
Alle kjøretøy kan legges inn i systemet med vognkortdata og eierforhold. I tillegg kan en fritt definere egne felt for mer utfyllende informasjon. Systemet husker også innmeldte feil på kjøretøy og varsler om dette når bilen er på verksted. Historikk over utført arbeid gir deg god kontroll. Raske og fleksible søkemuligheter sørger for god oversikt.

Jobber og deler
Jobbregisteret inneholder informasjon om arbeidsoperasjoner som f. eks service og clutchskift med korrekt timepris og tidsforbruk. Jobbene kan utvides med pakkejobbløsning for håndtering av delenummer på den enkelte jobb avhengig av bilmodell.
Deleregisteret inneholder all nødvendig informasjon om reservedeler og rekvisita som priser, tekster, rabattgrupper, erstatningsnummer, strekkoder etc.

Verkstedsordrer
Vi har svært enkel og hurtig ordreregistrering. Alle relevante data om bil/km stand og kunde med tilhørende rabatt og kredittinformasjon hentes fra registre. Arbeidsoperasjonen kan beskrives som tekst eller velges fra jobbregisteret. Du får påminning fra Infoeasy om du har utestående arbeid eller mangler registrert på kjøretøyet.

En god søkerutine med ulike valg og sorteringsmuligheter gir rask tilgang til deleinformasjon. Importrutinen sikrer enkel innlesing av filer fra leverandør. På en effektiv måte får du oppdatert informasjon om erstatnings-nummer, priser og nye deler samtidig som du kan kalkulere dine egne priser. Alt dette kan du automatisk overføre til ordre. Deler registreres på ordren ved bestilling eller når de hentes fra lager.

Tid stempling
Tidmodulen er basert på at de ansatte stempler seg inn når de kommer og ut om ettermiddagen. Tidstempling er en integrert del av ordrebehandlingen. Mekaniker kan stemple seg inn og ut av ordren og samtidig gi meldinger til kundemottaker. Du er sikret riktig informasjon om forbrukt og fakturert tid. Øyeblikksbilde over verkstedet, effektivitetsanalyse og andre rapporter er med på å gi ledelsen god oversikt.

Deleordrer
Ved salg av deler og rekvisita utenom verksted benyttes deleordrer. Alle ordretyper i systemet har
støtte for kredittkontroll, rabatt, prisavtaler etc. Faktura kan kjøres ut med et tastetrykk og det er støtte for ulike betalingsformer. 

Rapporter og statistikker
Programmet leveres med faste statistikker og rapporter over beholdningsliste, mekaniker-, salgs-, vare- og kundestatistikk m.m. Filtrering, gruppering og sorteringsmulighetene gjør det enkelt å hente ut de ønskede opplysninger. Resultatet kan skrives ut, lagres til fil som pdf eller til videre behandling i for eksempel Excel.

Logistikk
Programmet holder orden på lagersituasjonen, viser disponibel beholdning og gir kontroll over innkjøp og salg. Minimum/maksimumslager og forpakning kan benyttes ved kjøring av innkjøpsforslag. Når flere leverandører er lagt inn vil det rimeligste alternativet markeres. ABC-analysen bidrar til å holde lageret på et riktig nivå. Det er også støtte for flere lager. Bestilling av varer og varemottak kan også utføres i løsningen.

Ressursplan Booking
Med bookingkalender i Infoeasy får man full oversikt over mekanikere og ressurser, ventelister og avtaler både med og uten bil og kunde. Fargekodede kapasitetsgrafer gir god oversikt over dagens
status. En kan overføre direkte fra bookingkalender til ordre og dekkhotell, og vice-versa. En kan også benytte seg av SMS-tjenester som kan kalle inn og sende påminnelse til kunder om avtalt time.  

Selvbetjening og mobile brukere
Mobilklienten er laget for verksteder som ønsker at mekanikeren skal registrere timer eller ordrelinjer ved hjelp av nettbrett eller mobiltelefon. Alle oppgaver som blir lagt i bookingkalenderen vises også i oversikten på mekanikerens mobile enhet. Ordrene vil da være oppdaterte til enhver tid og samlet går det mindre tid til registreringsarbeid. Med mobilen kan det også tas bilder som knyttes til ordren. Med mobilklienten kan det også foretas lagertelling tilkoblet ekstern håndskanner som gir en effektiv og fleksibel lagertelling.

Dekkhotell
Dekkhotell er en separat modul, og tilbys til de avdelinger som ønsker dette. 

Andre funksjoner/opsjoner

Timebooking på web
Avhengig av behov og planer fremover kan det leveres løsning for å muliggjøre verkstedsbooking for verkstedenes kunder via websiden. Løsningen leveres som en plug-in som installeres på kundens hjemmeside og kommuniserer med bookingkalenderen for å vise tilgjengelige tider.  

Delekataloger
Vi har pr i dag ferdige integrasjoner for delekataloger bl.a. fra Mekonomen, NDS og Norsk Bildelkatalog/Autodata (benyttes bl.a. Sørensen og Balchen, Romnes, Veng, Bema og Rodin). Andre kataloger kan integreres etter avtale.

Autodata ERP for importør, grossist og sentrallager
Autodata ERP fra Vitec kan i tillegg benyttes for import- og grossistvirksomheten. Autodata ERP er utviklet for store deleimportører og grossister til bilbransjen i Norge, og støtter hele verdikjeden rundt import, logistikk og salg, samt fakturering og regnskap. Autodata ERP kan blant annet fungere som sentrallager med beholdningsoversikt, automatiserte rebestillinger, lagerstyring, logistikk mm. Fra Infoeasy Verksted kan verkstedene benytte Norsk Bildelkatalog/Autodata for å plukke varer til handlekurven fra importøren(e), f.eks LVD. Systemet kan benyttes som ERP-system eller som «lager» med beholdning og priser for samarbeidende verksteder eller kunder.
 
Infoeasy - regnskap
Infoeasy Regnskap er designet for effektiv bilagsregistrering, og all bokføring mot konti og reskontro foregår i samme skjermbilde. Infoeasy Regnskap er basismodulen i Infoeasy ERP. Systemet
leveres med fri kontoplan, og det medfølger flere valgfrie kontomaler, som er komplett med mva-koder.
Infoeasy Regnskap er enkel å bruke og lett å lære. Alle funksjoner er samlet i ett menysystem. På reskontrosiden opereres det med post-mot-post funksjonalitet og i tillegg har Infoeasy Regnskap svært gode søke- og rapporteringsmuligheter. Kontoforespørsel gir deg rask tilgang til alle transaksjoner på en eller flere konti. Se egen side

Noen elementer i regnskapsmodulen

  • Hovedbok, økonomistyring med inntil 6 konto dimensjoner
  • Kundereskontro med purring/renter og inkasso
  • Leverandørreskontro med remittering, støtte det nye ISO20022-formatet
  • Mulighet for utenlandsremittering og valutahåndtering
  • Bank og OCR mottak
  • Budsjett
  • Prosjekt- og anleggsmiddelregnskap
  • Tidsavgrensning/ periodisering
  • Rapportgenerator
  • Alle moduler kan være åpne og tilgjengelig for samtidig arbeid
  • Tilhørende komplett lønnsprogram
  • Tilrettelagt for føring av flere firmaer/klienter og konsern med mulighet for felles kontoplan

Tilleggsfunksjoner/opsjoner
Vitec Infoeasy AS tilbyr også aksesspunkt og EHF-løsning for mottak og sending av faktura. Godkjennere av inngående faktura kan i tillegg benytte vår attestasjonsløsning på web med mailvarsling som er en enkel og rimelig løsning for brukere som ikke behøver tilgang til hele ERP systemet. Se eget produktark.

Infrastruktur og drift

Vitec Infoeasy AS tilbyr drift av Infoeasy programvare på egen Vitec Sky løsning. Med drift hos Vitec kan kunden konsentrere seg om sin kjernevirksomhet, samtidig som Vitec Infoeasy AS ivaretar drift og vedlikehold av applikasjon og infrastruktur. 
Datasenteret består av to haller forbundet med dedikert fiberlinje mellom. Datasenteret er sertifisert ihht. ISO27001, ISO14001, samt ISO9001, og er designet for å ivareta både høy sikkerhet, tilgjengelighet og med lavt miljøavtrykk. Inn til hallene har vi dobbel internettforbindelse og det er redundans på alt nettverksutstyr. I datasenteret er det redundant kjøleanlegg og reservekraft både via UPS'er og diesel aggregat. Vi benytter et virtualisert servermiljø basert på VMware.
Den fysiske sikkerheten består av brannalarm og brannslukningssystem, system for tilgangskontroll (inn og ut), samt innbruddsalarm med utrykning. Full backup tas hvert døgn, lagres på annen lokasjon og backup på databaseserverne skjer en gang i timen slik at kontinuitet ved evt. avbrudd enkelt kan håndteres. Vitec har overvåkning, måling og logging på all infrastruktur og alle tjenester. Løsningen er skalerbar og tilpasses faktisk brukervolum for å sikre alle en god brukeropplevelse.
Inkludert i leveransen er i tillegg oppgraderinger til nye versjoner. Spesielle krav til oppetid, sikkerhet eller redundans ut over dette kan leveres etter nærmere avtale.